Portaria

Portaria nº 164, de 23 de maio de 2000

Aprova a Instrução Normativa nº 02 de 23 de maio de 2000, que dispõe sobre a aquisição de material de consumo e permanente e administração de contratos de fornecimento, firmados no âmbito da Administração Direta.

O SECRETÁRIO DA ADMINISTRAÇÃO DA PREFEITURA MUNICIPAL DO SALVADOR, no uso de suas atribuições,

RESOLVE:

Art. 1º - Aprovar a Instrução Normativa nº 02, de 23 de maio de 2000, que dispõe sobre a aquisição de material de consumo e permanente e administração de contratos de fornecimento, firmados no âmbito da Administração Direta.

Art. 2º - Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

Art. 3º - Revogam-se as disposições em contrário.

GABINETE DO SECRETÁRIO MUNICIPAL DA ADMINISTRAÇÃO, em 23 de maio de 2000.

MARLÚCIO CERQUEIRA SOARES PALMEIRA
Secretário em exercício

ÓRGÃO/UNIDADE SEAD / CMP	INSTRUÇÃO NORMATIVA	Nº 02/2000
SISTEMA MUNICIPAL DE ADMINISTRAÇÃO FUNÇÃO ADMINISTRAÇÃO GERAL SUBFUNÇÃO MATERIAL E PATRIMÔNIO		DATA 23/05/2000

 

1.ASSUNTO

Aquisição de material de consumo e permanente e administração dos contratos de fornecimento, firmados no âmbito da Administração Direta.

2.OBJETIVO

Estabelecer critérios e definir procedimentos para aquisição de materiais de consumo e permanentes, bem como controle e acompanhamento dos contratos de fornecimento firmados com a Prefeitura Municipal do Salvador – PMS, no âmbito da Administração Direta.

3. RESPONSABILIDADE QUANTO AO CUMPRIMENTO

3.1. A Secretaria Municipal da Administração – SEAD, através da Coordenadoria Central de Material e Patrimônio – CMP, como Órgão Central do Sistema.

3.2. Os Órgãos da Administração Direta integrantes da estrutura organizacional da Prefeitura Municipal do Salvador – PMS através:

a) das Coordenadorias Administrativas – CADs / Setores de Materiais – SEMATs;

b) dos Núcleos de Execução Orçamentária Financeira – NOFs;

c) das Representações da Procuradoria Geral do Município do Salvador – RPGMS.

4. CONCEITUAÇÃO

MATERIAL DE CONSUMO
Todo artigo, item, peça ou genêro que, em razão do uso, perde sua identidade física, características individuais ou isoladas ou tem uma durabilidade prevista limitada a dois anos.

MATERIAL PERMANENTE
Todo ítem ou conjunto que, em razão do uso, não perde sua identidade física e autonomia de funcionamento, mesmo quando incorporado a outro bem, e tem durabilidade prevista superior a dois anos, conforme o disposto no art. 1º e no art. 2º do Decreto nº 12.618/2000.

PROGRAMAÇÃO DE COMPRAS
Metodologia utilizada para planejar as aquisições de material de consumo e permanente.

LICITAÇÃO
Procedimento administrativo formal, realizado sob regime de direito público, pelo qual a Administração seleciona com quem contratar e define as condições de direito e de fato que regulam essa relação jurídica.

CATÁLOGO DE MATERIAIS
Manual que contém a relação de materiais de consumo e permanentes, organizada por grupo-classe, com dados de especificação.

CONTRATO
Instrumento jurídico que estabelece as relações comerciais entre a PMS e seus fornecedores, definindo direitos e obrigações para ambas as partes.

ADMINISTRAÇÃO DE FORNECIMENTO
Controle, acompanhamento e análise de todos os eventos estabelecidos no contrato de fornecimento, garantindo o seu cumprimento.

PESQUISA DE MERCADO
Levantamento de preços praticados no mercado fornecedor.

BANCO DE DADOS
Arquivo informatizado relativo a todas as informações necessárias à programação de aquisição de materiais, licitações, controle e acompanhamento dos contratos de fornecimento.

5. PROCEDIMENTO OPERACIONAL (ANEXO)

6. DISPOSIÇÕES GERAIS

6.1. Para levantamento das necessidades de compras de materiais de consumo, nos Órgãos que não dispõem do Sistema de Gestão de Estoque, o SEMAT procederá da seguinte forma:

6.1.1. Sendo material para ressuprimento do almoxerifado, aplicará as seguintes fórmulas:

a) Definição do ponto de ressuprimento:

PR = 3 X CM

ONDE:

PR = Ponto de ressuprimento
CM = Consumo médio mensal

b) Definição da quantidade a ressuprir:

QC = (CM X 6 ) – (EE + QE )

ONDE:

QC = Quantidade a comprar
CM = Consumo médio mensal
EE = Estoque existente no almoxerifado
QE = Quantidade encomendada (empenhos enviados aos fornecedores com garantia de entrega).

6.1.2. No caso de material de consumo para aplicação direta, destinados a projetos e eventos específicos, bem como operações emergenciais não previstas na gestão de estoque dos almoxerifados, as CADs deverão instruir os processos com justificativas que fundamentem a aplicação dos materiais.

6.2. O SEMAT deverá promover o ressuprimento do almoxerifado por Grupo-Classe.

6.3. Caso seja encaminhada à CMP mais de um pedido de material que contenha o mesmo Grupo-Classe, o segundo pedido aguardará a conclusão do inicialmente feito, em atendimento aos dispositivos legais.

6.4. Expecionalmente, os materiais de consumo eventual cujos valores sejam inferiores a 148,14 UFIR’s poderão ser adquiridos pelo próprio órgão, através de adiantamento.

6.5. Para os materiais adquiridos através de adiantamento, o SEMAT deverá observar os mesmos procedimentos de registro e controle de estoque.

6.6. O recebimento de materiais cujo valor seja superior ao limite estabelecido para a modalidade de Convite, deverá ser confiada a uma Comissão, de no mínimo 03 (três) servidores, nomeada pelo Titular do Órgão e renovada anualmente.

6.7. Esta Instrução Normativa entra em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em contrário, especialmente a INO CMM 055/95.

ÓRGÃO/UNIDADE SEAD / CMP		PROCEDIMENTO OPERACIONAL	FOLHA 1/10
DENOMINAÇÃO AQUISIÇÃO DE MATERIAIS E ADMINISTRAÇÃO DE CONTRATOS DE FORNECIMENTO				DATA 23.05.2000
FASES / PASSOS	RESPONSÁVEL / DESCRIÇÃO

                  ÓRGÃOS DA ADMINISTRAÇÃO DIRETA
                  COORDENADORIA ADMINISTRATIVA – CAD
                  SETOR DE MATERIAIS – SEMAT

01 - Levanta as necessidades de acordo com os critérios estabelecidos no item 6.1. das disposições gerais da Instrução Normativa nº 02/2000.

02 - Emite o pedido de material por Grupo-Classe, contendo os códigos, unidades de fornecimento e especificações estabelecidas no Catálogo de Materiais.

03 - Forma processo e encaminha ao Coordenador da CAD para autorização.

CAD
Coordenador

04 - Analisa o processo quanto à sua adequação à legislação específica.

05 - Encaminha o processo ao Núcleo de Execução Orçamentária e Financeira - NOF, para informar o recurso orçamentário disponível para aquisição.

NOF

06 - Informa a dotação orçamentária disponível, indicando a fonte do recurso.

07 - Encaminha o processo ao Titular do Órgão para autorização.

TITULAR DO ÓRGÃO
No caso de aquisição de material de consumo

08 - Verifica a instrução do processo.

09 - Autoriza a compra.

10 - Encaminha o processo à Secretaria Municipal da Administração - SEAD/Setor de Comunicação e Documentação - SECOD.

No caso de aquisição de material permanente

11 - Encaminha à SEAD/SECOD o processo de dispensa de licitação.

12 - Encaminha à Secretaria Municipal do Governo - SEGOV, para autorização do Chefe do Poder Executivo, os processos cujos valores de aquisição ultrapassem o limite de dispensa, estabelecido no art. 24, inciso II, da Lei nº 8.666/93.

SEGOV

13 - Encaminha ao Chefe do Poder Executivo para autorização.

14 - Encaminha, após autorização, à SEAD/SECOD.

Caso não seja autorizado

15 - Devolve o processo ao Órgão de origem para arquivamento.

SEAD/SECOD

16 - Recebe os processos de compras dos Órgãos e promove o devido registro.

17 - Encaminha o processo à Coordenadoria Central de Material e Patrimônio - CMP/Subcoordenadoria de Controle de Estoque - SUCE.

CMP/SUCE

18 - Analisa o processo de compra quanto à codificação, unidade de fornecimento, especificação, indicação de recursos, autorização respectiva, adequação do mapa de apuração de consumo e aplicação das fórmulas de gestão de estoque indicadas nos subitem 6.1.1 da Instrução Normativa nº 02/2000.

Caso o processo esteja incompleto ou incorreto

19 - Devolve o processo ao Órgão de origem para as devidas correções e/ou complementações.

ÓRGÃO DE ORIGEM

20 - Atende diligência formulada e retorna processo à SEAD/CMP/SUCE.

SUCE

21 - Verifica o cumprimento da diligência e encaminha o processo para a Comissão Central Permanente de Licitação - COMPEL ou Subcoordenadoria de Aquisição - SUAQ.

No caso de Dispensa de Licitação

22 - Encaminha o processo à SUAQ.

No caso de Licitação

23 - Encaminha o processo à COMPEL.

COMPEL

24 - Promove a licitação com base na legislação específica.

25 - Programa, divulga, abre e julga a licitação.

26 - Emite parecer conclusivo e encaminha ao Coordenador da CMP.

CMP
Coordenador

27 - Verifica, com base na legislação específica, os procedimentos adotados e encaminha o processo ao Titular da SEAD para homologação da decisão da COMPEL.

TITULAR DA SEAD

28 - Homologa ou não o parecer da COMPEL.

29 - Devolve o processo à COMPEL para as providências finais.

COMPEL
No caso de Convite

30 - Divulga o resultado final no quadro de avisos, promove a publicação no Diário Oficial do Município - DOM e encaminha o processo à CAD do Órgão de origem.

No caso de Concorrência e Tomada de Preços

31 - Promove a publicação no DOM do extrato do resultado da licitação, aguarda o prazo para interposição de recursos, emite o contrato respectivo em 4 (quatro) vias e encaminha o processo para a CAD do Órgão de origem.

No caso de Dispensa de Licitação

SUAQ

32 - Analisa, emite e envia o formulário de cotação de preços aos fornecedores.

33 - Recebe cotação, julga, define a classificação final, indica a base legal e encaminha o processo ao Coordenador da CMP para análise.

CMP
Coordenador

34 - Analisa o processo e encaminha à Representação da Procuradoria Geral do Município do Salvador - RPGMS do Órgão de origem para emissão de parecer.

ÓRGÃO DE ORIGEM
RPGMS

35 - Analisa o processo, emite parecer e encaminha ao Titular do Órgão para autorização.

TITULAR DO ÓRGÃO

36 - Autoriza a dispensa de licitação e encaminha o processo ao NOF.

NOF
No caso de Convite ou Dispensa de Licitação

37 - Emite o empenho, providencia o registro contábil e encaminha à CAD/SEMAT, anexando o resumo final da licitação.

CAD
Coordenador
No caso de Concorrência e Tomada de Preço

38 - Recebe o processo com as 4 (quatro) vias do contrato, providencia a assinatura do fornecedor, do Titular do Órgão e das testemunhas, e encaminha o processo e uma via do contrato ao NOF para empenho.

NOF

39 - Emite Nota de Empenho e encaminha ao Coordenador da CAD.

CAD
Coordenador

40 - Providencia a publicação do extrato do contrato e promove a distribuição da documentação da seguinte forma:
a) arquiva a 1º via do contrato;
b) encaminha 2º via do contrato e cópia da Nota de Empenho ao fornecedor;
c) encaminha 3º via do contrato ao NOF;
d) encaminha 4º via do contrato e a Nota de Empenho ao SEMAT.

41 - Encaminha ao Titular do Órgão, minuta de Portaria designando, no mínimo 3 (três) servidores para constituírem Comissão de Recebimento de Materiais.

TITULAR DO ÓRGÃO

42 - Baixa Portaria designando os servidores da Comissão de Recebimento de Materiais.

FORNECEDOR

43 - Promove a entrega do material na CAD/SEMAT.

CAD/SEMAT

44 - Acompanha a entrega do material e o cumprimento das demais condições contratuais pelo fornecedor.

COMISSÃO DE RECEBIMENTO

45 - De posse da 4º via do contrato e da Nota de Empenho, recebe do fornecedor a Nota Fiscal, verifica a conformidade dos dados nela contidos com a Nota de Empenho e o anexo do contrato.

46 - Apõe no canhoto da Nota Fiscal o carimbo de recebimento provisório (Anexo I).

47 - Preenche o TERMO DE RECEBIMENTO (Anexo II), define a data limite do recebimento provisório, que será de 5 (cinco) dias úteis, assina e anexa uma via ou cópia da Nota Fiscal respectiva.

48 - Verifica se o material fornecido está de acordo com os itens adjudicados, quanto à qualidade, unidade de fornecimento, especificação, marca, referência, embalagem, etc. e, caso exista amostra, afere com o material  fornecido, no prazo de 5 (cinco) dias úteis do recebimento provisório.

49 - Comunica ao SEMAT os casos de divergências entre o material adjudicado e o material entregue, para providências junto ao fornecedor.

50 - Atesta o recebimento dos materiais na Nota Fiscal e na Nota de Empenho e entrega ao SEMAT para dar prosseguimento ao processo de pagamento.

SEMAT
Nos casos de Convite e Dispensa de Licitação

51 - Recebe do fornecedor a Nota Fiscal, verifica a conformidade dos dados nela contidos com a Nota de Empenho e o resumo final de licitação e adota os procedimentos indicados no item 48.

Em caso de atraso na entrega ou irregularidade na qualidade e quantidade dos materiais

52 - Promove  diligência junto ao fornecedor, através de telefax, ofício, etc., suspende o processo de pagamento, quando couber, estabelecendo um prazo para regularização da ocorrência.

Regularidade a ocorrência

53 - Atesta o recebimento dos mateiais na Nota Fiscal e na Nota de Empenho e dá prosseguimento ao processo para pagamento.

54 - Preenche o formulário ACOMPANHAMENTO DE DESEMPENHO DE FORNECEDOR (Anexo III) e encaminha à SEAD/CMP/SUAQ.

Permanecendo a irregularidade

55 - Emite ofício, junta uma cópia do contrato, Nota de Empenho e correspondência enviadas ao fornecedor, e encaminha à SEAD/CMP/SUAQ.

SEAD/CMP/SUAQ

56 - Forma processo e encaminha ao Setor de Administração de Fornecimento - SEAFO.

SEAFO

56 - Analisa a documentação e convida o fornecedor objetivando corrigir as irregularidades ocorridas.

Resolvida a situação e caso não caiba aplicação de penalidades

57 - Comunica formalmente ao Órgão de origem / CAD / SEMAT as providêncais que deverão ser adotadas para recebimento do material.

Permanecendo as irregularidades

58 - Convoca o fornecedor através de ofício para apresentação de defesa, indicando as sanções que tenciona aplicar, conforme previsto na legislação

59 - Julga o processo e, havendo punição, prepara minuta de Portaria indicando a sanção prevista na legislação e encaminha ao Coordenador da CMP, através da SUAQ.

CMP
Coordenador

60 - Analisa e encaminha à SEAD/RPGMS, para emissão de parecer, quanto às penalidades sugeridas.

SEAD/RPGMS

61 - Emite parecer e encaminha ao Titular da SEAD.

TITULAR DA SEAD

62 - Baixa Portaria aplicando as penalidades, manda publicar no DOM e devolve o processo à CMP/SUAQ.

CMP/SUAQ

63 - Comunica ao Órgão de origem a punição aplicada ao fornecedor e solicita o cancelamento do Empenho.

64 - Encaminha o processo ao Setor de Cadastro de Fornecedores - SECFO.

SECFO

65 - Faz anotações no Cadastro Unificado da PMS, promove alteração do Boletim de Ocorrências, se for o caso, e evia-o ao Coordenador da CMP.

66 - Encaminha o processo à SEAFO para cobrança de multa.

SEAFO

67 - Notifica o fornecedor quanto ao pagamento da multa e concede prazo para pagamento.

Caso o pagamento não seja realizado

68 - Encaminha o processo para a Dívida Ativa do Município, através do Coordenador da CMP.

CMP
Coordenador

69 - Envia a alteração do Boletim de Ocorrências do Cadastro Unificado à SEGOV, para publicação no DOM.

70 - Envia o processo à Dívida Ativa do Município para cobrança, retornando para arquivamento após o pagamento.

SEGOV

71 - Manda publicar no DOM a alteração do Boletim de Ocorrências no Cadastro Unificado.