Portaria

Portaria nº 503 de 06 de dezembro de 1996

Aprova a Instrução Normativa de Inventário de Materiais de Consumo - INS CMM 008, que estabelece procedimentos para inventário de Materiais de Consumo.

 

O SECRETÁRIO MUNICIPAL DE ADMINISTRAÇÃO, DA PREFEITURA MUNICIPAL DO SALVADOR, no uso de suas atribuições aprova a Instrução Normativa de Inventário de Materiais de Consumo - INS CMM 008, que estabelece procedimentos para inventário de Materiais de Consumo.

 

GABINETE DO SECRETÁRIO DE ADMINISTRAÇÃO, em 06 de dezembro de 1996.

 

EDSON MATTOS

Secretário

 

PMS	SISTEMA MUNICIPAL DE ADMINISTRAÇÃO SUB FUNÇÃO DE MATERIAIS E BENS MÓVEIS	INOCMM     008 EDIÇÃO       1ª
SEAD CMM	INSTRUÇÃO NORMATIVA DE INVENTÁRIO DE MATERIAIS DE CONSUMO	EMISSÃO 12/96 Nº FOLHAS   05

 

1.      OBJETIVO

Estabelecer critérios e definir procedimentos relativos a Inventário de Materiais de Consumo, no âmbito da Administração Direta do Município.

 

2.      RESPONSABILIDADE

São responsáveis em cumprir os dispositivos estabelecidos nesta Instrução Normativa, os seguintes órgãos:

-         Coordenadoria Central de Materiais e Bens Móveis – CMM:

-         Coordenadorias Administrativas – CAD’s:

-         Subcoordenadoria de Controle de Materiais – SUCM:

-         Setores de Materiais e Patrimônio – SEMAT’s.

 

3.      CONCEITUAÇÃO

3.1.  INVENTÁRIO FÍSICO

Metodologia utilizada para determinar as quantidades estocadas, através de medição e contagem, devendo abranger todos os itens em estoque.

 

3.2.  INVENTÁRIO ESCRITURAL

Metodologia utilizada para obter informações de dados nos registros de controle de estoque, devendo ser realizado sempre que forem detectadas discrepâncias, entre o saldo físico e o escritural.

Os inventários definidos nos sub-itens 3.1 e 3.2 terão periodicidade anual para apuração dos estoques de encerramento de exercício e eventual quando determinado pelo titular da Secretaria.

 

4.      PROCEDIMENTOS

4.1 O titular da Secretaria designa, através de Portaria, Comissão composta de, no mínimo, três servidores, excetuando aqueles lotados no SEMAT, para a realização do Inventário do Almoxarifado.

 

4.2 A CAD emite ofício circular para as diversas unidades da Secretaria, informando a data prevista para realização do inventário bem como, a data limite para encaminhamento das requisições, ao Almoxarifado.

 

4.3 O SEMAT corrige as deficiências de estocagem, por ventura existentes, mantendo identificados os materiais, inclusive aqueles recebidos até a véspera do início da realização do Inventário.

 

4.4 O SEMAT, promove uma pré-contagem dos materiais, acondicionando-os em grupos de 10 ou múltiplos deste, conforme suas características, objetivando facilitar a realização do Inventário.

 

4.5 O SEMAT, até o dia imediatamente anterior ao início do Inventário, promove o registro de toda documentação referente as entradas e saídas de materiais.

 

4.6 A CAD suspenderá as atividades do Almoxarifado, durante a realização do Inventário, excetuando-se os recebimentos inadiáveis.

 

4.7 O SEMAT colocará sob guarda da Comissão de Inventário, as fichas de controle de materiais.

 

4.8 O SEMAT deverá acompanhar e orientar a Comissão de Inventário quanto a correta codificação, especificação e unidade de fornecimento “UF” a ser inventariado de cada item.

 

4.9 A Comissão promove a contagem física dos itens em estoque, procedida de revisão. Caso existam divergências, efetuará uma nova contagem para confirmação dos dados levantados.

4.9.1. Os materiais danificados e embalagens, semivazias, deverão ser desconsiderados na contagem física, devendo tais ocorrências serem registradas no relatório de Inventário, para apreciação do titular da Secretaria.

 

4.10.  A Comissão confrontará os saldos físicos com o controle de estoque e em caso de divergência, efetuará verificação nos lançamentos, objetivando identificá-los.

 

4.11. Após a contagem física e apuração das divergências, a Comissão, registra nas fichas de controle os respectivos ajustes, adequando os registros às quantidades físicas inventariadas. Estes, deverão ser identificados nas fichas como “ajustes de inventário” registrando o novo saldo, que será rubricado pelo Presidente da Comissão de Inventário.

 

4.12. O SEMAT registrará, em data posterior ao encerramento do Inventário, as entradas dos materiais recebidos durante o mesmo e não consideradas na contagem física.

 

4.13. A Comissão deverá elaborar o relatório final do Inventário, formando processo administrativo e submetendo a apreciação do titular da Secretaria, para aprovação dos ajustes, contendo:

4.13.1. Cópia da Portaria de designação da Comissão;

4.13.2. Abordagem sobre os trabalhos da Comissão em relação as dificuldades encontradas, assim como, ocorrências de materiais danificados e as justificativas apresentadas pelo SEMAT, para as variações que, por ventura, tenham ocorridas;

4.13.3. Formulário “Inventário de Materiais” com os dados devidamente preenchidos, tomando como referência os códigos, especificação e unidade de fornecimento constantes do Catálogo Informatizado de Materiais da PMS, conforme formulário anexo.

 

4.14. O titular da Secretaria recebe o processo administrativo contendo o inventário, analisa relatório final e as variações ocorridas e:

4.14.1.      estando de acordo, aprova o relatório da comissão e os ajustes efetuados nas fichas de controle, encaminhando o processo à CAD.

4.14.2.      caso contrário, devolve o processo à Comissão de Inventário, para as providências necessárias.

4.14.3.      caso necessário, promove abertura de sindicância, visando apurar a responsabilidade pelas variações apresentadas.

 

4.15. A CAD encaminhará, após aprovação do titular da Secretaria, cópia do processo de Inventário à CMM/SEAD.

 

4.16.   A CMM/SEAD recebe a cópia do processo de Inventário e analisa quanto a aplicação dos procedimentos definidos nesta Instrução Normativa, adotando as seguintes providências:

4.16.1.  Estando correto, emite ofício à CAD com a análise efetuada e promove o lançamento do Inventário no Sistema Informatizado de Controle e Gestão de Estoque arquivando o processo.

4.16.2.  Estando incorreto ou incompleto, emite ofício a CAD com a análise efetuada e devolve a cópia do processo para regularização.

 

4.17.   A CAD recebe a cópia do processo, adota as providências necessárias e devolve à CMM/SEAD.

 

4.18.     A CMM/SEAD recebe o processo e adota os procedimentos indicados no item 4.16.

 

5.      CONSIDERAÇÕES FINAIS

5.1.  Os ajustes de inventário não deverão ser considerados como saída ou entrada de materiais, no mapa demonstrativo do consumo mensal do mês de sua realização, devendo ser registrado como “ajuste de Inventário”, no campo de observação, do respectivo mapa.

5.2.  Serão aplicados para os inventários eventuais, os mesmos procedimentos estabelecidos por esta Instrução Normativa.

5.3.  Sempre que ocorrer substituição de Secretário durante o exercício financeiro, deverá ser efetuado o Inventário físico dos estoques, seguindo as orientações contidas nesta Instrução Normativa.

5.4.  O Inventário de encerramento de exercício, para efeito de registro, terá como data de apuração dos estoques físicos, o dia 31 de dezembro de cada ano.

5.5.  A Secretaria que utilizar o Sistema Informatizado de Controle e Gestão de Estoques – SCE deverá solicitar acompanhamento técnico à CMM/SEAD.